حجية السجل الإلكتروني في السعودية: متى يُعتد بالمستند الرقمي؟

أصبحت العقود الإلكترونية والفواتير ورسائل البريد الإلكتروني وسجلات المنصات الرقمية من الأدوات الشائعة في التعاملات اليومية والتجارية. وعند نشوء نزاع، يبرز سؤال مهم: هل يمكن الاستناد إلى مستند إلكتروني لإثبات حق أو التزام أمام الجهات المختصة؟

نظم المشرّع السعودي حجية التعاملات والسجلات والتوقيعات الإلكترونية في نظام التعاملات الإلكترونية، كما تناول نظام الإثبات أحكام الدليل الرقمي وطرق تقديمه والاعتداد به. وتدعم اللائحة التنفيذية لنظام التعاملات الإلكترونية هذه الأحكام من خلال ضوابط حفظ السجلات وإرسالها واستلامها وعرضها.

ولا تعني الحجية أن كل ملف رقمي يُقبل تلقائيًا أو أن محتواه صحيح بالضرورة؛ بل يتعين النظر في نوع الدليل، ومدى سلامته، وإمكانية التحقق من مصدره، ومدى صلته بالواقعة المراد إثباتها.

أولًا: ما المقصود بالسجل الإلكتروني؟

يُقصد بالسجل الإلكتروني، في سياق التعاملات الإلكترونية، المعلومات أو البيانات التي تُنشأ أو تُرسل أو تُستقبل أو تُحفظ بوسيلة إلكترونية، وفق التعريفات والأحكام الواردة في النظام واللائحة التنفيذية.

ومن أمثلة السجلات الإلكترونية:

• العقود والاتفاقيات المحفوظة بصيغة إلكترونية.

• الفواتير والإشعارات الإلكترونية.

• رسائل البريد الإلكتروني المرتبطة بالمعاملة.

• سجلات الطلبات والمشتريات في المنصات الإلكترونية.

• سجلات إرسال المستندات واستلامها.

• البيانات التي توثق إجراءات الموافقة أو التعديل أو الإلغاء.

وتنظم اللائحة التنفيذية كيفية حفظ السجلات والبيانات الإلكترونية، بما في ذلك المحافظة على بياناتها الأصلية، وإمكانية الرجوع إليها، وتوفير معلومات تساعد على تحديد منشئ السجل وأطراف التعامل وتوقيتاته.

جريدة أم القرى

ثانيًا: ما الأساس النظامي لحجية السجل الإلكتروني؟

تقرر المادة (5) من نظام التعاملات الإلكترونية أن التعاملات والسجلات والتوقيعات الإلكترونية لها حجيتها الملزمة، ولا يجوز نفي صحتها أو قابليتها للتنفيذ أو منع تنفيذها لمجرد أنها تمت كليًا أو جزئيًا بشكل إلكتروني، بشرط أن تتم وفق الشروط المنصوص عليها في النظام.

كما تقرر المادة أن المعلومات الناتجة عن التعامل الإلكتروني لا تفقد حجيتها أو قابليتها للتنفيذ متى كان الاطلاع على تفاصيلها متاحًا ضمن منظومة البيانات الإلكترونية الخاصة بمنشئها، وأُشير إلى كيفية الاطلاع عليها.

نظام القوانين

ويعني ذلك أن كون المستند إلكترونيًا ليس سببًا كافيًا لاستبعاده. ومع ذلك، لا يُغني هذا الحكم عن التحقق من استيفاء الشروط النظامية أو عن تقييم الدليل في ضوء الوقائع محل النزاع.

مثال عملي

إذا أرسلت شركة إلى مورد عقدًا إلكترونيًا عبر البريد الإلكتروني، واحتفظ الطرفان بنسخة من العقد وسجلات الإرسال والاستلام، فلا يصح افتراض أن العقد يفتقر إلى الحجية لمجرد أنه لم يُطبع على الورق.

لكن عند إنكار أحد الطرفين العقد أو محتواه، قد يلزم التحقق من مصدره، وسلامة نسخته، وطريقة اعتماده، ومدى ارتباطه بالمعاملة محل النزاع.

ثالثًا: ما شروط حفظ المستند الإلكتروني حتى يمكن الرجوع إليه؟

تنظم المادة (6) من نظام التعاملات الإلكترونية شروط استيفاء متطلبات حفظ الوثائق والمعلومات إلكترونيًا. ومن أهم هذه الشروط:

1. حفظ السجل بالشكل الذي أُنشئ أو أُرسل أو استُلم به، أو بطريقة يمكن من خلالها إثبات أن محتواه مطابق للمحتوى الأصلي.

2. حفظ السجل بطريقة تتيح استخدامه والرجوع إليه لاحقًا.

3. حفظ المعلومات التي تتيح معرفة منشئ السجل والمرسل إليه وتاريخ الإرسال والاستلام ووقتهما.

نظام القوانين

وتفصّل اللائحة التنفيذية لعام 1445هـ متطلبات حفظ السجلات والبيانات الإلكترونية، بما يشمل المحافظة على البيانات الأصلية، واتباع إجراءات موثقة للحفظ، وإجراء الأرشفة والحفظ الاحتياطي بصورة دورية وفق المتطلبات ذات الصلة.

جريدة أم القرى

هل تكفي صورة شاشة لإثبات المستند؟

قد تكون صورة الشاشة ذات صلة بالإثبات، لكن لا يمكن الجزم بأنها تكفي وحدها في كل حالة. فذلك يتوقف على طبيعة الواقعة، ومحتوى الصورة، ومدى إمكانية التحقق من مصدرها وسلامتها، والأدلة الأخرى المتاحة.

وعندما يكون ذلك ممكنًا، يُفضّل الاحتفاظ بالسجل الأصلي أو تصدير المحادثة أو المستند بصيغته الإلكترونية، مع بيانات الإرسال والاستلام ذات الصلة، بدلًا من الاعتماد على صورة مقتطعة لا تُظهر سياق المعاملة كاملًا.

رابعًا: ما الفرق بين حجية السجل الإلكتروني والدليل الرقمي؟

يرتبط المفهومان ببعضهما، لكن لكل منهما سياقه النظامي.

وتعرّف المادة (53) من نظام الإثبات الدليل الرقمي، فيما تنص المادة (55) على أن الإثبات بالدليل الرقمي له حكم الإثبات بالكتابة الوارد في النظام.

نظام القوانين

ولا يعني ذلك أن كل سجل إلكتروني يثبت بالضرورة كل ادعاء مرتبط به؛ إذ يجب تقييم محتواه وصلته بالواقعة ومدى كفايته لإثباتها.

خامسًا: كيف يمكن التحقق من مصدر السجل الإلكتروني وسلامته؟

تتطلب عملية تقييم السجل الإلكتروني النظر إلى أكثر من مجرد ظهوره على شاشة جهاز. ومن العناصر المفيدة للتحقق:

• مصدر السجل: من أنشأه أو أرسله؟ وهل يمكن ربطه بالشخص أو الجهة المعنية؟

• سلامة المحتوى: هل بقي المحتوى دون تغيير، أم توجد مؤشرات على التعديل أو الاقتطاع؟

• التوقيت: هل توجد بيانات موثوقة عن تاريخ الإنشاء أو الإرسال أو الاستلام؟

• السياق: هل يظهر السجل ضمن سياق المعاملة، أم أنه جزء مقتطع قد يغيّر فهم مضمونه؟

• الارتباط بالواقعة: هل يتصل السجل مباشرة بالحق أو الالتزام محل النزاع؟

• البيانات المساندة: هل توجد مراسلات أو فواتير أو سجلات أخرى تؤيده؟

وتشترط اللائحة التنفيذية حفظ معلومات تساعد على تحديد هوية السجل وارتباطه بالتعامل الإلكتروني والسجلات الأخرى، بما يشمل معلومات المنشئ والمرسل إليه وطبيعة العملية وتواريخ الإنشاء والإرسال والاستلام.

جريدة أم القرى

مثال: نزاع حول طلب شراء إلكتروني

إذا أنكر أحد الأطراف أنه وافق على طلب شراء، فقد تشمل المواد ذات الصلة سجل الطلب، وبيانات الحساب المستخدم، ورسائل التأكيد، وتوقيت الإرسال والاستلام، وسجلات المنصة المتاحة. وتُقيّم هذه العناصر مجتمعة بحسب ظروف النزاع، ولا يكفي وجود اسم شخص في ملف رقمي وحده للجزم بأنه هو من أنشأه أو وافق عليه.

سادسًا: من المسؤول عن حفظ السجلات الإلكترونية؟

توضح اللائحة التنفيذية لنظام التعاملات الإلكترونية أن تحديد الشخص الملزم بحفظ السجل الإلكتروني يكون بالرجوع إلى الأنظمة واللوائح والقرارات ذات العلاقة بحفظ الوثائق المتعلقة بالتعامل موضوع السجل.

كما تجيز اللائحة الاستعانة بجهة أخرى لتوفير خدمات الحفظ، دون أن يؤدي ذلك إلى إسقاط المسؤولية عن الشخص الملزم بالحفظ. وتؤكد أيضًا ضرورة مراعاة المدد الزمنية المقررة لحفظ السجلات والبيانات بموجب الأنظمة واللوائح أو الاتفاقيات المنطبقة.

جريدة أم القرى

ما الإجراءات العملية التي ينبغي على المنشآت اتخاذها؟

يُستحسن أن تعتمد المنشآت سياسة مكتوبة لإدارة السجلات الإلكترونية تتضمن:

1. تحديد الأشخاص المسؤولين عن إنشاء السجلات وحفظها.

2. تحديد مدد الاحتفاظ بكل فئة من المستندات وفق الأنظمة ذات الصلة.

3. الاحتفاظ بنسخ احتياطية بصورة دورية.

4. ضبط صلاحيات الوصول والتعديل.

5. توثيق عمليات الوصول إلى السجلات أو تغييرها عندما تتطلب الأنظمة واللوائح ذلك.

6. التأكد من إمكانية استرجاع السجلات وقراءتها عند الحاجة.

7. الاحتفاظ بالمعلومات المساندة التي تتيح التحقق من مصدر السجل وتوقيته وسلامة محتواه.

وتنظم اللائحة التنفيذية كذلك عرض السجلات والاطلاع عليها، بما يشمل توفير معلومات مقروءة ومفهومة وكاملة، وتحديد صلاحيات الاطلاع، وتسجيل حالات الوصول إلى السجلات أو تغييرها وفق أحكام اللائحة.

جريدة أم القرى

سابعًا: ماذا تفعل إذا أنكر الطرف الآخر مستندًا إلكترونيًا؟

إذا وقع نزاع بشأن عقد أو رسالة أو مستند إلكتروني، فمن المفيد اتخاذ الخطوات التالية:

• الاحتفاظ بالنسخة الأصلية من المستند بصيغتها الإلكترونية متى أمكن.

• حفظ الرسائل المرتبطة به وبيانات الإرسال والاستلام.

• عدم تعديل الملفات الأصلية أو الاكتفاء بنسخ مقتطعة منها.

• الاحتفاظ بسجلات المنصة أو النظام الذي أُنشئ المستند من خلاله، إن كانت متاحة.

• جمع المستندات الأخرى المؤيدة للمعاملة، مثل الفواتير وإشعارات الدفع ومحاضر التسليم.

• عرض المستندات على مختص قانوني عند وجود نزاع جوهري أو حاجة إلى تقديمها أمام جهة مختصة.

هذه خطوات احترازية عامة وليست ضمانًا لقبول الدليل؛ فالنتيجة تعتمد على طبيعة المستند، والوقائع، والأحكام النظامية والإجرائية المنطبقة.

ثامنًا: الأسئلة الشائعة حول حجية السجل الإلكتروني

هل العقد الإلكتروني معترف به في السعودية؟

يقرر النظام الحجية الملزمة للتعاملات والسجلات والتوقيعات الإلكترونية عند استيفاء الشروط النظامية، ولا يجوز نفي صحتها أو قابليتها للتنفيذ لمجرد أنها تمت إلكترونيًا. ويظل تطبيق ذلك مرتبطًا بطبيعة العقد والأحكام الخاصة المنطبقة عليه.

هل التوقيع الإلكتروني يعادل التوقيع الخطي؟

يقرر النظام أن التوقيع الإلكتروني المستوفي لأحكامه يعد مستوفيًا لشرط التوقيع الخطي عندما يشترط النظام توقيعًا على مستند أو عقد، مع مراعاة الضوابط والشروط ذات الصلة.

هل يمكن حفظ المستندات النظامية إلكترونيًا بدلًا من الورق؟

تجيز المادة (6) استيفاء متطلبات حفظ الوثيقة أو المعلومة في شكل سجل إلكتروني، بشرط مراعاة المتطلبات المتعلقة بشكل الحفظ، وإمكانية الرجوع إلى السجل، والبيانات اللازمة لتحديد المنشئ والمرسل إليه وتوقيت الإرسال والاستلام.

هل جميع التعاملات الإلكترونية مشمولة بالنظام؟

يسري النظام على التعاملات والتوقيعات الإلكترونية، مع وجود استثناءات محددة في المادة (3)، منها التعاملات المتعلقة بالأحوال الشخصية وإصدار الصكوك المتعلقة بالتصرفات الواردة على العقار، ما لم تسمح الجهة المسؤولة بإجرائها إلكترونيًا وفق الضوابط المحددة.

ما الجهة المختصة بتنظيم خدمات التصديق الرقمي؟

أُحيلت الاختصاصات التنظيمية المتعلقة بتطبيق النظام وخدمات التصديق الرقمي إلى هيئة الحكومة الرقمية بموجب التعديلات ذات الصلة.

الخاتمة

تستند حجية السجل الإلكتروني في السعودية إلى إطار نظامي يشمل نظام التعاملات الإلكترونية ولائحته التنفيذية ونظام الإثبات. وتزداد أهمية الالتزام بضوابط حفظ السجلات والتحقق من مصدرها وسلامة محتواها، خصوصًا في التعاملات التجارية والعقود والمراسلات التي قد تُستخدم لإثبات الحقوق والالتزامات.

المصادر الرسمية:

• نظام التعاملات الإلكترونية – هيئة الخبراء بمجلس الوزراء.

  

  نظام القوانين

   

• اللائحة التنفيذية لنظام التعاملات الإلكترونية – جريدة أم القرى.

  

  جريدة أم القرى