حفظ السجلات الإلكترونية في السعودية: متطلبات الأرشفة ومدة الاحتفاظ والمسؤولية النظامية

تعتمد المنشآت اليوم على العقود الرقمية، والفواتير الإلكترونية، والمراسلات، وسجلات الموافقات والعمليات. لكن الاحتفاظ بملف إلكتروني على جهاز أو في خدمة تخزين سحابي لا يعني بالضرورة استيفاء متطلبات الحفظ النظامية.

فقد يشترط النظام الاحتفاظ بالمستند بطريقة تضمن سلامة محتواه، وإمكانية الرجوع إليه لاحقًا، وتوافر البيانات التي توضح مصدره والجهات التي أرسلته أو استلمته وتوقيت الإرسال والاستلام.

وينظم نظام التعاملات الإلكترونية السعودي هذه المسائل، وتفصل لائحته التنفيذية ضوابط الأرشفة والحفظ الاحتياطي وإمكانية الاطلاع على السجلات.

أولًا: ما المقصود بحفظ السجلات والبيانات الإلكترونية؟

السجل الإلكتروني هو بيانات تُنشأ أو تُرسل أو تُستلم أو تُبث أو تُحفظ بوسيلة إلكترونية، وتكون قابلة للاسترجاع أو الحصول عليها بصورة يمكن فهمها.

جريدة أم القرى

ويشمل ذلك، بحسب طبيعة التعامل:

• العقود والاتفاقيات الإلكترونية.

• الفواتير والإشعارات الرقمية.

• المراسلات ورسائل تأكيد الطلبات.

• سجلات الإرسال والاستلام والموافقات.

• البيانات المرتبطة بالمعاملات والعمليات الإلكترونية.

• المستندات التي تُحفظ إلكترونيًا بدلًا من الاحتفاظ بها ورقيًا، متى سمحت الأنظمة ذات العلاقة بذلك.

والهدف من الحفظ النظامي ليس مجرد الاحتفاظ بنسخة من الملف؛ بل ضمان إمكان الرجوع إلى السجل وفهمه والتحقق من محتواه والبيانات المرتبطة به عند الحاجة.

ثانيًا: ماذا تشترط المادة السادسة من نظام التعاملات الإلكترونية؟

تحدد المادة السادسة الشروط الأساسية التي تتيح الوفاء بمتطلبات حفظ الوثائق والمعلومات إلكترونيًا عند اشتراط حفظها بموجب نظام في المملكة. وأهم هذه الشروط:

نظام القوانين

1. سلامة المحتوى: حفظ السجل بالشكل الذي أُنشئ أو أُرسل أو استُلم به، أو بطريقة يمكن معها إثبات مطابقة محتواه للمحتوى الأصلي.

2. إمكانية الرجوع إليه: أن يبقى السجل محفوظًا بطريقة تتيح استخدامه والاطلاع عليه لاحقًا.

3. حفظ البيانات المصاحبة: الاحتفاظ بالمعلومات التي تساعد على تحديد منشئ السجل والمرسل إليه وتاريخ الإرسال والاستلام ووقتهما.

وتسمح المادة بالاستعانة بجهة أخرى لتنفيذ متطلبات الحفظ، لكن ذلك يكون على مسؤولية الشخص الملزم بالحفظ.

نظام القوانين

مثال: إذا أبرمت شركة عقدًا إلكترونيًا مع مورد، فلا يكفي أن تحتفظ بصورة مطبوعة من صفحة العقد فقط إذا كانت هذه الصورة لا تمكّنها من إثبات المحتوى الأصلي أو الرجوع إلى بيانات المعاملة اللازمة.

ثالثًا: ما متطلبات الأرشفة الإلكترونية وفق اللائحة التنفيذية؟

تفصّل المادة الثانية من اللائحة التنفيذية ضوابط حفظ السجلات والبيانات الإلكترونية. وتشمل هذه الضوابط حفظ السجلات الصادرة بطبيعتها بكامل بياناتها الأصلية، والسماح بأرشفتها في صيغة إلكترونية لا تخل بمحتواها أو جودتها.

جريدة أم القرى

كما تتطلب اللائحة أن يتضمن السجل، بوصفها حدًا أدنى، بيانات تساعد على تحديد هويته وارتباطه بالتعامل والسجلات الأخرى، ومنها:

• معلومات منشئ السجل الإلكتروني.

• معلومات المرسل إذا كان مختلفًا عن المنشئ.

• معلومات المرسل إليه.

• رقم العملية وطبيعتها.

• تاريخ إنشاء السجل ووقته.

• تاريخ الإرسال والاستلام ووقتهما.

• معلومات إعادة الإرسال أو التعديل أو الإلغاء.

• رسائل إقرار الوصول عندما يكون تلقيها مطلوبًا من المرسل.

  

  جريدة أم القرى

   

ومن ثم، فإن الأرشفة الجيدة ينبغي ألا تقتصر على حفظ محتوى المستند، بل تشمل أيضًا البيانات التي تساعد على فهم مصدره وتسلسل التعاملات المرتبطة به.

رابعًا: ما مدة الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية؟

لا توجد مدة واحدة تنطبق تلقائيًا على جميع السجلات الإلكترونية.

تنص المادة الرابعة من اللائحة التنفيذية على وجوب حفظ السجلات والبيانات المتعلقة بالتعامل الإلكتروني وفق المدد التي تحددها الأنظمة أو اللوائح أو الإجراءات ذات العلاقة، مع مراعاة الاتفاقيات المبرمة بين طرفي التعامل الإلكتروني.

جريدة أم القرى

وتختلف المدة بحسب نوع السجل وطبيعة النشاط والمتطلبات النظامية المطبقة عليه.

وبالنسبة إلى الفواتير الإلكترونية، تفرض الأنظمة واللوائح الضريبية ذات الصلة متطلبات خاصة للحفظ؛ لذلك ينبغي الرجوع إليها بدلًا من تطبيق مدة عامة على جميع الملفات.

جريدة أم القرى

+1

تنبيه: لا ينبغي حذف السجل لمجرد انتهاء الغرض التشغيلي منه إذا كانت هناك مدة احتفاظ نظامية أو تعاقدية ما زالت سارية.

خامسًا: من المسؤول عن حفظ السجلات الإلكترونية؟

توضح المادة الثالثة من اللائحة التنفيذية أن تحديد الشخص الملزم بحفظ السجل يتم بالرجوع إلى الأنظمة واللوائح والقرارات ذات العلاقة بحفظ الوثائق الخاصة بالتعامل موضوع السجل. كما تسمح بالاستعانة بجهة أخرى لتنفيذ متطلبات الحفظ، دون أن يؤدي ذلك إلى زوال مسؤولية الشخص الملزم به.

جريدة أم القرى

وهذا يعني عمليًا:

• لا يكفي أن تتعاقد المنشأة مع مزود تخزين سحابي لتفترض أن مسؤوليتها انتهت.

• ينبغي تحديد الجهة أو الإدارة المسؤولة عن حفظ كل نوع من السجلات.

• يجب أن تكون مسؤوليات الحفظ والوصول والاسترجاع واضحة عند الاستعانة بمزود خارجي.

• ينبغي أن تتوافق الاتفاقيات بين الأطراف مع الأنظمة ذات العلاقة، وألا تتعارض معها.

  

  جريدة أم القرى

   

مثال عملي: إذا عهدت شركة إلى مزود خارجي بأرشفة عقودها، فمن المهم أن تحدد في الاتفاقية كيفية حفظ الملفات، وضمان إتاحتها، وإجراءات النسخ الاحتياطي والاسترجاع، وصلاحيات الوصول، وآلية استرداد السجلات عند انتهاء التعاقد.

سادسًا: هل يكفي حفظ السجلات في البريد الإلكتروني أو التخزين السحابي؟

قد يكون البريد الإلكتروني أو التخزين السحابي وسيلة مناسبة للحفظ، لكن استخدام الوسيلة وحده لا يثبت استيفاء المتطلبات النظامية.

فالعبرة بمدى تحقق شروط الحفظ، بما في ذلك سلامة المحتوى وإمكانية الرجوع إليه وتوافر البيانات المصاحبة المطلوبة. وتوجب المادة الخامسة من اللائحة اتباع قواعد وإجراءات واضحة وموثقة للحفظ، واستخدام تقنيات مناسبة تضمن بقاء السجل بالشكل المطلوب أو مطابقة محتواه للمحتوى الذي أُنشئ أو أُرسل أو استُلم به.

جريدة أم القرى

ومن الممارسات العملية المفيدة:

1. حفظ المستند في صيغة مناسبة للرجوع إليه وقراءته.

2. الاحتفاظ بالبيانات المصاحبة التي توضح المصدر والتوقيت والتعديلات.

3. توثيق إجراءات الأرشفة والحفظ.

4. إجراء نسخ احتياطي دوري.

5. اختبار إمكانية استعادة الملفات عند الحاجة.

6. حماية السجلات من التعديل أو الحذف غير المصرح به.

7. التأكد من أن الوصول إلى السجلات متاح للأشخاص المخولين عند الحاجة النظامية.

وتنص اللائحة صراحةً على إجراء الأرشفة والحفظ الاحتياطي بشكل دوري بما يضمن حقوق من يعتمد على هذه السجلات، وبما يتفق مع الأنظمة واللوائح ذات العلاقة.

جريدة أم القرى

سابعًا: ما ضوابط الاطلاع على السجلات الإلكترونية وتعديلها؟

تتضمن المادة السادسة من اللائحة التنفيذية ضوابط لعرض السجلات والبيانات الإلكترونية والاطلاع عليها، ومنها أن تكون المعلومات متاحة بصيغة إلكترونية قياسية مقروءة ومفهومة وكاملة. كما تلزم الجهات التي تحفظ السجلات بتحديد صلاحيات الاطلاع والتعامل معها وفق حاجة العمل، وتسجيل حالات الاطلاع أو الوصول أو التغيير في السجلات وبياناتها.

جريدة أم القرى

وهذا مهم خصوصًا للمنشآت التي تتعامل مع مستندات حساسة أو عقود متعددة الأطراف.

ويمكن تطبيق هذه المتطلبات عمليًا عبر:

• تحديد صلاحيات المستخدمين بحسب أدوارهم.

• تسجيل عمليات الدخول والاطلاع والتعديل والحذف.

• منع التعديلات غير المصرح بها.

• الاحتفاظ بسجل للتغييرات الجوهرية.

• التأكد من إمكان استخراج نسخة مقروءة وكاملة عند الطلب.

وتوضح اللائحة كذلك أن أحد أطراف التعامل أو الجهة التي تملك صلاحية نظامية يمكنه الحصول على معلومات من السجلات المتعلقة بالتعامل، مع مراعاة القيود والأحكام الواردة فيها بشأن تقديم السجلات إلى أطراف أخرى.

جريدة أم القرى

ثامنًا: ما المخاطر العملية لعدم حفظ السجلات على الوجه المطلوب؟

قد يؤدي ضعف الأرشفة أو فقدان البيانات المصاحبة إلى صعوبة إثبات تفاصيل المعاملة أو التحقق من سلامة المستند، خصوصًا عند نشوء نزاع بين الأطراف.

ومن أمثلة المخاطر:

• فقدان النسخة الأصلية أو عدم القدرة على إثبات مطابقة النسخة المحفوظة لها.

• عدم توافر بيانات الإرسال والاستلام أو توقيتهما.

• حذف رسائل الموافقة أو سجلات التعديل.

• تعذر استرجاع الملفات بعد تعطل النظام أو انتهاء التعاقد مع مزود الخدمة.

• منح صلاحيات واسعة دون تسجيل من اطلع على السجلات أو عدّلها.

ولا يعني وقوع إحدى هذه المشكلات تلقائيًا ثبوت مخالفة أو بطلان المعاملة؛ إذ يعتمد التقييم على الالتزامات النظامية المنطبقة، وطبيعة السجل، والوقائع والأدلة المتاحة.

أسئلة شائعة حول حفظ السجلات الإلكترونية

هل يمكن حفظ المستندات الورقية إلكترونيًا بدلًا من الاحتفاظ بها ورقيًا؟

قد يفي الحفظ الإلكتروني بالمتطلبات النظامية متى سمحت الأنظمة ذات العلاقة بذلك واستوفيت شروط المادة السادسة من نظام التعاملات الإلكترونية، بما في ذلك سلامة المحتوى وإمكانية الرجوع إليه وحفظ البيانات المصاحبة.

هل توجد مدة موحدة للاحتفاظ بجميع السجلات الإلكترونية؟

لا. تحدد مدة الحفظ بحسب الأنظمة واللوائح والإجراءات الخاصة بنوع السجل، مع مراعاة الاتفاقيات ذات العلاقة في حدود ما تسمح به الأنظمة.

هل يجوز الاستعانة بشركة خارجية لحفظ السجلات؟

نعم، تجيز اللائحة الاستعانة بجهة أخرى لتنفيذ متطلبات الحفظ، لكن ذلك لا يعفي الشخص الملزم نظامًا بالحفظ من مسؤوليته.

هل يكفي حفظ نسخة PDF من العقد؟

ليس بالضرورة. ينبغي التأكد من أن النسخة المحفوظة تستوفي متطلبات سلامة المحتوى وإمكانية الرجوع إليه، وأن البيانات المصاحبة اللازمة متاحة وفق النظام واللائحة.

هل يجب الاحتفاظ بنسخ احتياطية من السجلات؟

تنص اللائحة التنفيذية على إجراء الأرشفة والحفظ الاحتياطي بشكل دوري بما يضمن حقوق من يعتمد على السجلات، مع الالتزام بالمتطلبات النظامية ذات العلاقة.

هل يتحمل الوسيط مسؤولية محتوى السجل الإلكتروني؟

ليس لمجرد كونه وسيطًا. فاللائحة تميّز بين منشئ السجل والوسيط، وتُلزم الوسيط بضمان وصول المعلومات بالمحتوى نفسه ودون تغيير. ويعتمد تحديد المسؤولية في واقعة معينة على دوره والالتزامات المنطبقة عليه.

هل إشعار الاستلام يعني أن الطرف الآخر وافق على العقد؟

لا. إشعار الاستلام قد يثبت وصول السجل وفق ظروف المعاملة، لكنه لا يثبت بذاته الموافقة على محتواه. ويجب التمييز بين الاستلام والقبول.

من يتحمل مسؤولية إرسال السجل الإلكتروني؟

تقرر المادة الثامنة من اللائحة التنفيذية أن مسؤولية الإرسال تقع على من له حق إنشاء السجل أو من فُوّض بإتمام عملية الإرسال.

هل يمكن استخدام نظام آلي لإرسال السجلات نيابة عن المنشأة؟

نعم، تنظم اللائحة نسبة السجل الصادر عن منظومة آلية إلى المنشئ إذا كانت المنظومة مبرمجة من المنشئ أو من شخص مخوّل بالتصرف نيابة عنه، مع تحقق سلامة الإنشاء والإرسال التلقائيين.

كيف يمكن إثبات وقت إرسال السجل أو استلامه؟

يمكن الرجوع إلى بيانات السجل وسجلات الأنظمة والبيانات التقنية المرتبطة بالإرسال والاستلام، مع مراعاة قواعد تحديد الوقت الواردة في اللائحة والاتفاقيات ذات الصلة

هل كل توقيع إلكتروني غير صحيح يُعد جريمة؟

ليس بالضرورة. يجب تحديد سبب عدم صحته، وطبيعة الفعل، وما إذا كان يندرج ضمن الأفعال المحددة في المادة الثالثة والعشرين أو يخضع لنص آخر.

ما أقصى عقوبة في نظام التعاملات الإلكترونية؟

تنص المادة الرابعة والعشرون على غرامة لا تزيد على خمسة ملايين ريال، أو السجن مدة لا تزيد على خمس سنوات، أو الجمع بينهما، مع جواز مصادرة الوسائل المستخدمة في ارتكاب المخالفة.

هل يمكن مساءلة مقدم خدمات التصديق؟

نعم، فقد تضمنت المادة الثالثة والعشرون أفعالًا تتعلق بممارسة نشاط التصديق دون ترخيص، وإساءة استخدام المعلومات أو إفشائها، وتقديم بيانات كاذبة أو مضللة، وغيرها من الأفعال المحددة في المادة. ويتوقف انطباق المسؤولية على تفاصيل الواقعة والنص ذي الصلة.

هل تمنع العقوبة الجنائية المطالبة بالتعويض؟

لا يمنع النظام المتضرر من المطالبة بالتعويض عن الضرر وفق المادة السابعة والعشرين، متى توافرت شروط المطالبة وأدلتها.

هل تنطبق العقوبات نفسها على جرائم المعلوماتية؟

لا يلزم ذلك. لكل نظام أفعاله وأحكامه وعقوباته. وإذا انطبقت أحكام أكثر من نظام على واقعة واحدة، فيجب تحديد ذلك وفق النصوص والاختصاصات ذات العلاقة.

1. نظام التعاملات الإلكترونية — هيئة الخبراء بمجلس الوزراء

   

   نظام القوانين

    

2. اللائحة التنفيذية لنظام التعاملات الإلكترونية — جريدة أم القرى

   

   جريدة أم القرى

    

3. لائحة الفوترة الإلكترونية ومتطلبات حفظ السجلات — جريدة أم القرى

   

   جريدة أم القرى

    

الخلاصة

يتطلب حفظ السجلات الإلكترونية في السعودية أكثر من مجرد تخزين الملفات؛ إذ يجب مراعاة سلامة المحتوى، وإمكانية الرجوع إليه، والاحتفاظ بالبيانات المصاحبة، وتطبيق الأرشفة والحفظ الاحتياطي، وضبط صلاحيات الاطلاع والتعديل. كما أن مدة الاحتفاظ والمسؤولية عن الحفظ تختلفان بحسب نوع السجل والأنظمة واللوائح ذات العلاقة.